Module e-DMS

Présentation

Le module E-DMS propose toutes les fonctionnalités utiles à la gestion de la documentation technique d’installations industrielles. Le module optionnel Autolink apporte des fonctionnalités uniques d’indexation et de recherche documentaire grâce à un algorithme avancé de reconnaissance de tag (codes équipements) dans les documents. Le module E-DMS est indispensable pour l’utilisation des modules E-CMMS,QB4MX et Autolink.

 

Administration et configuration

Quickbrain permet de gérer des profils d’accès différents aux modules pour tous les utilisateurs à l’aide d’une interface graphique de paramétrage accessible par un administrateur (voir ci-après).

Les différents secteurs concernés auront accès uniquement aux actifs dont ils ont la charge ainsi qu’aux données associées (plan de maintenance, historique, tâches,…).

Quickbrain est configurable mais dans une certaine limite afin de ne pas engendrer une complexité excessive de la solution.

Il est notamment possible de gérer des droits d’accès par profil d’utilisateurs :

  • Administrateurs,
  • Rédacteurs,
  • Lecteurs.

Les administrateurs sont les personnes qui vont avoir accès aux fonctionnalités de paramétrage de la solution.

Les rédacteurs sont les personnes ayant à créer ou modifier des documents.

Les lecteurs sont les personnes qui vont consulter la documentation. Il est bien entendu possible de créer des profils mixtes combinant les droits des différents profils principaux.

 

Gestion des documents

Quickbrain permet de gérer plusieurs arborescences multi-niveau (autant que nécessaire) et d’y associer des documents.

Chaque arborescence est appelé « dossier d’affaire » et n’est visible que pour les utilisateurs autorisés.

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Chaque document est caractérisé par une série de métadonnées qui permettent de retrouver très rapidement le document. Ces métadonnées peuvent être complétées par des attributs spécifiques afin d’augmenter le nombre d’informations disponibles. Néanmoins les métadonnées disponibles ont été optimisées afin d’obtenir le meilleur rapport effort de renseignement / vitesse de recherche.

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Les documents sont gérés en version et en révision. La version du document est liée au nombre de modifications du document depuis son enregistrement. La révision correspond à l’information de la version au moment de son enregistrement. Par exemple, si un plan fourni par l’ingénierie ayant conçue l’usine est fourni à la révision F alors il sera enregistré en version 0 au démarrage de l’unité, mais avec la trace de la révision initiale afin de faciliter les échanges avec le constructeur.

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Les documents peuvent être enregistrés sous n’importe quel format (PDF, Word, Excel, autocar,…). Il est également possible d’enregistrer un document au format PDF, ainsi que le document natif ayant permis de le générer (Word, Excel,…) et ceci dans la même version du document. Cette fonctionnalité évite de travailler à partir de la mauvaise source pour la mise à jour d’un document.

Il est possible de lier plusieurs documents à un document « maître » à l’aide de la fonction « documents liés ».

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Les documents peuvent être enregistrés sous n’importe quel format (PDF, Word, Excel, autocar,…). Il est également possible d’enregistrer un document au format PDF, ainsi que le document natif ayant permis de le générer (Word, Excel,…) et ceci dans la même version du document. Cette fonctionnalité évite de travailler à partir de la mauvaise source pour la mise à jour d’un document.

Il est possible de lier plusieurs documents à un document « maître » à l’aide de la fonction « documents liés ».

Smart-drawings

Quickbrain a été spécialement développé pour gérer la documentation technique d’usines de process et notamment de traitement des déchets. La caractéristiques  commune de ces industrie est de travailler à partir des codes des équipements (tags) présents sur les schémas P&ID.

Il permet notamment, via l’application PIDSCAN (fournie avec Quickbrain), de rendre interactif n’importe quel schéma ou image y compris les P&ID bien entendu. Une fois intégré dans Quickbrain, les « smart-drawings » permettent de naviguer dans la documentation technique en cliquant sur les schémas.

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Lorsqu’un tag est présent dans deux « smart-drawings » , le logiciel propose automatiquement la liaison entre les deux schémas.

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Extraction de tags (Autolink)

Quickbrain propose, dans sa version 1.3, un algorithme unique d’extraction de tags. Cette fonctionnalité est très utile pour automatiquement relier un document aux tags de l’arborescence de l’usine afin de pouvoir faciliter sa recherche.

En effet, de nombreux documents possèdent des tags dans leur contenu et il est fastidieux de lire le document afin de savoir de quels équipements (via leur tag) sont concernés. Cette recherche est indispensable si l’on veut « indexer » le document en l’associant aux tags qui le concerne. Ceci permettra à l’utilisateur de trouver les documents relatifs à l’équipement pour lequel il doit trouver de l’information.

La fonction « Autolink » de Quickbrain va extraire les tags des documents, calculer un indice de confiance et proposer un accrochage semi-automatique aux tags auxquels le document n’est pas encore lié.

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Travail collaboratif

Toutes les modifications réalisées au niveau de la fiche du document sont tracées dans un journal des logs. Pour une même version, seule la référence du document et sa pièce jointe ne peuvent pas être modifiées.

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Des fonctionnalités d’envoi d’email automatiques peuvent être implémentées afin d’avertir un groupe de personne (enregistrés dans l’application ou non) d’une modification, ou d’une nouvelle version du document.

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Le changement du statut d’un document est enregistré dans le journal des logs avec la personne qui l’a modifié. Il est donc possible par exemple de savoir qu’un document est en cours de modification ou de relecture si les statuts ont été créés par l’administrateur.

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Il s’agit d’un système de workflow simple et efficace qui permet un travail collaboratif efficace !

Gestion des évènements/actions

Un système de gestion des évènements/actions permet de suivre les actions de modifications/mise à jour des documents.

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Les actions peuvent être visualisées sur un planning ou une liste et classées en fonction de leur statut, du retard de traitement, de la personne responsable,…

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Recherche de documents

La recherche des documents peut se faire à partir de l’arborescence :

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Ou à partir de la liste des documents en combinant les champs de recherche (y compris recherche par tag P&ID). Il est possible d’ajouter/supprimer des champs de recherche, d’exporter le résultat des recherches au format Excel, d’enregistrer des profils de recherche, d’exporter les pièces jointes sélectionnées sous la forme d’un fichier ZIP…

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Customisation de l’application

L’ensemble des listes déroulantes sont modifiables par un administrateur. Il est également possible de définir des attributs supplémentaires pour les différents documents.

 

Plan de classement électronique

Il s’agit d’une extraction (automatisée ou non) de l’ensemble des attributs des documents et qui permet une recherche par mots-clefs et par tag sur la documentation. Cette version est complètement libre de droit de licence et peut facilement être intégrée à un intranet.

Nous préconisons d’utiliser cette interface pour les « lecteurs » car elle permet de répondre à 99 % de leurs besoins de recherche.

Cette interface embarque également une version simplifiée des smart-drawings permettant une exploration documentaire interactive

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Références

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