Comment organiser sa documentation pour augmenter l’efficacité de sa maintenance ?

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2505/2016

Comment organiser sa documentation pour augmenter l’efficacité de sa maintenance ?

La problématique :

La gestion de la documentation technique fait partie intégrante des processus de maintenance d’une installation industrielle. Néanmoins les moyens qui lui sont alloués ne sont pas à la hauteur des enjeux.

Saviez-vous que le coût de la documentation d’une installation industrielle peut représenter jusqu’à 10 % du montant global de l’investissement. Alors laisseriez-vous un actif de votre usine représentant ce montant sans maintenance et sans investissement ?

Pourtant c’est bien ce qui se passe sur de nombreuses usines : la documentation est laissée à l’abandon et fait souffrir des générations de stagiaires qui se succèdent sur le sujet sans jamais aboutir à un résultat satisfaisant.

Alors que faire pour réorganiser la documentation d’une usine existante à moindre coût ?

La première étape est d’avoir son fond documentaire au format numérique, soit à partir des fichiers d’origine, soit par numérisation + reconnaissance optique de caractère afin d’ajouter une couche texte aux documents scannés.  Cette étape est cruciale si l’on veut être en mesure d’exploiter le contenu des documents.

La seconde étape va consister à organiser les documents au sein d’une arborescence fonctionnelle qui peut être celle de la GMAO. La seule condition étant de pouvoir avoir l’ensemble des codes fonctionnels des équipements dans cette arborescence. Les codes fonctionnels identifient des matériels ou groupe de matériels assurant une fonction dans le process. Ils sont en général regroupés dans des P&ID (Piping & Instrumentation Diagram), ainsi que dans les autres documents d’ingénierie (listes, spécifications, schémas électriques, …).

Ce travail, fastidieux, coûteux, mais nécessaire, va conduire à identifier tous les équipements ne possédant pas de documentation ou alors une documentation incomplète. Vous comprenez maintenant pourquoi la documentation que vous utilisez est rarement complète car aucun management ne veut financer un tel travail.

Fort de ce constat ENNOVIA a développé avec Crazylog, une méthodologie et des outils (Autolink) permettant d’automatiser le classement des documents dans une arborescence fonctionnelle grâce à l’analyse « intelligente » des codes fonctionnels du texte des documents.  Ce service s’appelle Quick’nDoc.

Un exemple d’organisation documentaire sur une centrale électrique biomasse

Nous avons réalisé un Quick’nDoc sur une centrale biomasse de 20 Mwe et les résultats sont les suivants :

  • 4366 documents analysés.
  • 1025 documents possédaient des codes fonctionnels dans leur texte.
  • 16000 liens créés entre les 1025 documents et 6756 codes équipements de la centrale, qui en compte 8282 au total.
  • 6756 codes équipements, soit 82 % de l’installation, possèdent à présent plus de deux documents en moyenne .

Conclusion :

Il est ainsi possible, avec Autolink, de trouver au moins un document lorsque l’on cherche la documentation d’un équipement de l’usine par son code fonctionnel  dans plus de 80% des cas. Et tout cela pour une prestation qui aura duré moins de deux semaines.

Quick’nDoc, c’est facile, rapide et bon marché, tout en permettant de créer un référentiel documentaire robuste qui pourra être complété au fil du temps, puisque l’on connait la liste des documents à traiter (ceux qui ne possèdent pas de codes équipements dans leur texte !).